Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігі Архив, құжаттама және кітап ісі комитетінің үйлестіруімен Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің делегациясы 2026 жылғы 12-15 мамыр аралығында Эстония еліне іссапармен барды. Делегация құрамында Ұлттық архив директоры Нұрланова Сағила Есімсейітқызы мен Архивтік технологиялар және цифрландыру бөлімінің басшысы Жаңабеков Еркін Нұрділдаұлы болды.

Сапар барысында делегация Таллин және Тарту қалаларында орналасқан Эстонияның жетекші салалық мекемелеріне (Эстония Ұлттық архиві, Эстония Ұлттық музейі және Эстония Ұлттық кітапханасы) барып, олардың қызметімен танысты.

Эстония тарапынан ұсынылған бағдарламаға сәйкес, іссапардың негізгі мақсаты архив, музей және кітапхана ісін ұйымдастырудың заманауи тәсілдерін зерттеу, цифрлық технологияларды енгізу тәжірибесін қарастыру, ақпараттық жүйелерді дамыту бағыттарын зерделеу, сондай-ақ ұлттық мәдени және ақпараттық мұраны сақтау мен қолжетімді етудің озық тәжірибелерімен танысу болды.

Төменде іссапар барасында Эстонияның архив ісі, музей және кітапхана жүйесі бойынша жинақтаған ақпаратқа жеке-жеке тоқталып кетуді жөн көрдік.

Эстонияның архив ісін ұйымдастыру және цифрлық трансформация тәжірибесі

Эстония Республикасына жасалған іссапар барысында архив ісін ұйымдастырудың және архив саласын цифрлық трансформация жағдайында дамытудың заманауи тәсілдері зерделенді. Тәуелсіздік алғаннан кейін Эстония архив жүйесін кезең-кезеңімен жаңғырту жұмыстарын бастап, архив саласын ашықтыққа, цифрландыруға және бірыңғай мемлекеттік ақпараттық ортаға интеграциялауға басымдық берген.

Эстонияда архив тек құжат сақтайтын орын ретінде емес, мемлекеттің толыққанды ақпараттық ресурсы ретінде қарастырылады. Негізгі назар архивтік ақпараттың қолжетімділігін қамтамасыз етуге, құжаттарды сапалы басқаруға және заманауи цифрлық шешімдерді енгізуге аударылған. Архив жүйесі құжаттарды есепке алу, сипаттау және сақтау бойынша бірыңғай стандарттарға негізделген әрі мемлекеттік ақпараттық жүйелермен тығыз байланыста жұмыс істейді.

Архив саласының ұйымдастырушылық құрылымын зерделеу барысында Эстония архив жүйесі Білім және ғылым министрлігінің құрылымына кіретіні анықталды. Сонымен қатар, Эстонияның Ұлттық архиві архив ісі саласындағы уәкілетті орган мәртебесіне ие және заңдар, стандарттар, талаптар, құжаттар тізбелері мен әдістемелік ұсынымдарды қоса алғанда, саланың нормативтік-құқықтық және әдістемелік базасын дербес әзірлейді.

Эстониядағы барлық мемлекеттік архивтер Ұлттық архивтің бірыңғай жүйесіне бағынады. Ұлттық архивтің өкілдіктері Эстонияның төрт қаласында орналасқан, ал бас кеңсесі мен негізгі архив орталығы Тарту қаласында орын тепкен. Эстония архивтері қағаз, электрондық, фото, аудио және бейнеқұжаттарды қоса алғанда, құжаттардың барлық түрлерін сақтайды.

Эстонияда мәдени және тарихи мұраны сақтау мәселесіне мемлекет тарапынан ерекше көңіл бөлінеді. Кездесу барысында Эстония Ұлттық архивінің басшысы Приит Пирско өз баяндамасында архив саласын дамытуға жыл сайын шамамен 13 миллион еуро көлемінде қаржы қарастырылатындығын және құжаттарды цифрландыру жұмыстарына жыл сайын 500 мың еуро бөлінетіндігін атап өтті.

Архив мекемелері заманауи материалдық-техникалық базамен қамтамасыз етіліп, әсіресе цифрландыру саласында жоғары технологиялық жабдықтар мен тиімді ақпараттық жүйелер кеңінен енгізіліп, оның ішінде архив құжаттарының ұзақ мерзімді сақталуын қамтамасыз етіп қана қоймай, азаматтардың тарихи мұраға қолжетімділігін арттыруға мүмкіндік береді.

Іссапар аясында, Эстонияның Ұлттық архивімен архив ісі саласындағы ынтымақтастықты дамытуға бағытталған меморандумға қол қойылды.

Мемарандум екі ел арасындағы кәсіби әріптестікті нығайтуда стратегиялық маңызға ие (архив саласындағы өзара тәжірибе алмасуды жүйелі негізде дамытуға, цифрландыру бағытындағы бірлескен жобаларды іске асыруға, сондай-ақ архивтік ақпараттық жүйелерді жетілдіру және құжаттарды сақтау мен қолжетімділікті арттыру бойынша ұзақ мерзімді әріптестік орнатуға) мүмкіндік береді.

Іссапар барысында Эстония архив саласында қолданылатын ақпараттық жүйелер жан-жақты зерделенді. Негізгі назар архивтік құжаттарды орталықтандырылған есепке алу, сипаттау, сақтау және іздеу үшін арналған AIS (Archival Information System) ақпараттық жүйесіне бағытталды. Бұл жүйе цифрлық архивтік сипаттамаларды қалыптастыруды, метадеректерді басқаруды және архивтік ақпаратты бірыңғай мемлекеттік цифрлық инфрақұрылымға интеграциялауды қамтамасыз етеді.

Сонымен қатар, архив материалдары мен архив қызметтеріне қашықтан қол жеткізуге мүмкіндік беретін VAU (Virtual Reading Room) порталы зерделенді. Аталған платформа арқылы пайдаланушылар құжаттарды іздеп, сұраныстар жолдап және цифрландырылған материалдарға архивке бармай-ақ онлайн режимде қол жеткізе алады. Бұдан бөлек, цифрландырылған тарихи құжаттармен және генеалогиялық материалдармен жұмыс істеуге арналған Saaga порталы қарастырылды. Эстонияның цифрлық инфрақұрылымын зерделеу барысында электрондық цифрлық қолтаңба жүйесі ерекше қызығушылық тудырды. Эстонияда ЭЦҚ әмбебап құрал ретінде қарастырылады және жеке немесе заңды тұлға қолтаңбасы болып бөлінбейді. Электрондық сәйкестендіру тікелей адамға бекітіліп, өмір бойы пайдаланылады. Мұндай тәсіл электрондық құжаттарға деген сенімді арттырып, азаматтардың мемлекеттік органдармен өзара іс-қимылын жеңілдетеді және бірыңғай цифрлық құжат айналымы ортасын қалыптастырады.

Сондай-ақ, мемлекеттік органдардағы құжат айналымын ұйымдастыру тәсілдері зерделенді. Эстонияда дәстүрлі қағаз номенклатурасына байланысты бюрократиялық процестер едәуір қысқартылған. Архив қызметтері құжаттарды мемлекеттік ақпараттық жүйелерде қалыптастыру және тіркеу кезеңінен бастап құжат айналымына белсенді қатысады. Осылайша архив құжаттың (өмірлік цикліне оның қалыптасу сәтінен бастап интеграцияланған, бұл құжаттарды жүйелеу, сыныптау, сақтау және кейін архивке қабылдау процестерін алдын ала тиімді ұйымдастыруға) мүмкіндік береді.

Заманауи цифрлық технологияларды енгізудің арқасында архив мекемелері мен мемлекеттік органдар арасындағы өзара байланыс жоғары деңгейде ұйымдастырылған. Ақпараттық жүйелер деректермен жедел алмасуды, процестерді автоматтандыруды және электрондық құжаттармен жұмыс істеудің бірыңғай стандарттарын қамтамасыз етеді.

Іссапар барысында Эстония архив саласындағы ақпараттық қауіпсіздік мәселелеріне де ерекше назар аударылды. Архивтік ақпаратты қорғау жүйесі кешенді түрде ұйымдастырылған және техникалық әрі ұйымдастырушылық қауіпсіздік шараларын қамтиды. Архивтің ақпараттық жүйелері пайдаланушылардың қолжетімділік деңгейлерін бөлу және міндетті электрондық сәйкестендіру талаптары бар қорғалған мемлекеттік цифрлық инфрақұрылымға біріктірілген.

Электрондық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшін:

— деректерді резервтік көшіру;

— ақпаратты бірнеше орталықта сақтау;

— мониторинг жүйелері және цифрлық архивтердің тұтастығын тұрақты бақылаушараларықолданылады.

Метадеректерді қорғауға, пайдаланушылар әрекеттерін тіркеуге және архивтік ресурстарға қолжетімділікті бақылауға ерекше көңіл бөлінеді.

Сонымен қатар архивтік құжаттардың сақтандыру қорын ұйымдастыру тәжірибесі зерделенді. Эстонияда сақтандыру қоры негізінен электрондық форматта қалыптастырылып, деректерді резервтік сақтаудың заманауи технологиялары пайдаланылады. Архив құжаттарының электрондық көшірмелері бірнеше қорғалған сақтау орталықтарында, соның ішінде шетелдегі резервтік алаңдарда сақталады. Архивтік ақпаратты қорғау үшін көпдеңгейлі шифрлау, ақпаратты үлестіріп сақтау және заманауи киберқауіпсіздік технологиялары қолданылады. Бұл архив жүйесінің тұрақтылығын қамтамасыз етіп, ақпараттың жоғалу қаупін барынша төмендетеді.

Архив материалдарын цифрландыру мәселелеріне де ерекше көңіл бөлінді. Эстонияда құжаттарды, фотоматериалдарды, аудио және бейнеқұжаттарды цифрлық форматқа көшіру жұмыстары жүйелі түрде жүргізіледі. Цифрландыру процестері тұрақты негізде ұйымдастырылып, архив саласын дамытудың негізгі бағыттарының бірі ретінде қарастырылады. Негізгі басымдық түпнұсқа құжаттардың ұзақ мерзімді сақталуын қамтамасыз етуге, пайдаланушылардың қашықтан қолжетімділігін кеңейтуге және цифрлық материалдарды электрондық архив жүйелеріне интеграциялауға беріледі.

Зерделенген тәжірибе Эстония архив саласының дамуы заманауи технологияларды, орталықтандырылған басқаруды, жоғары деңгейдегі ақпараттық қауіпсіздікті және архивтердің мемлекеттік цифрлық инфрақұрылыммен тығыз интеграциясын тиімді үйлестіре отырып жүзеге асырылып отырғанын көрсетті.

Эстонияның музей ісін дамыту және цифрлық музей технологиялары тәжірибесі

Эстония Ұлттық музейі базасында музей ісін ұйымдастыру тәжірибесі зерделенді. Аталған музей Балтық елдеріндегі ең ірі әрі заманауи музей кешендерінің бірі деуге болады. Музей Тарту қаласында орналасқан және Эстонияның тарихи-мәдени мұрасын сақтау, музей саласын дамыту және мәдениет саласына заманауи технологияларды енгізу бағытында маңызды рөл атқарады. Іссапар барысында 2016 жылы пайдалануға берілген музейдің жаңа ғимаратына ерекше назар аударылды. Музейдің архитектуралық тұжырымдамасы тарихи мұра мен заманауи технологиялардың сабақтастығын бейнелейді. Ғимарат – заманауи көрме кеңістіктерімен, мультимедиялық инфрақұрылыммен, цифрлық экспозициялармен, ғылыми-зерттеу аймақтарымен және арнайы қор сақтау орындарымен жабдықталған ауқымды жоғары технологиялық кешен. Музей қорларын сақтау үшін автоматтандырылған температуралық-ылғалдылық бақылау жүйелері, мониторинг құралдары және музей құндылықтарының қауіпсіздігін қамтамасыз ететін заманауи шешімдер енгізілген.

Сонымен қатар, музей ісін ұйымдастыру, музей қорларын қалыптастыру мен есепке алу, сондай-ақ музей қызметіне цифрлық шешімдерді енгізу тәсілдері зерделенді. Эстонияда музей ісі тек музей жәдігерлерін сақтауға ғана емес, сонымен қатар қоғамға мәдени мұраны заманауи ақпараттық технологиялар арқылы кеңінен қолжетімді етуге бағытталған.

Музейде қолданылатын ақпараттық жүйелер мен цифрлық платформалар ерекше қызығушылық тудырды. Мұражай қорларын басқару үшін MuIS (Museums Information System) ақпараттық жүйесі пайдаланылады. Бұл жүйе музей жәдігерлерін тіркеуді, сипаттауды, цифрлық есепке алуды, метадеректерді сақтауды және музей коллекцияларын бірыңғай цифрлық ортаға интеграциялауды қамтамасыз етеді. MuIS жүйесі арқылы пайдаланушылар музей материалдары мен цифрлық коллекциялардың едәуір бөлігіне онлайн қол жеткізе алады.

Сонымен қатар музейде заманауи ақпараттық шешімдер мен мультимедиялық технологиялар белсенді қолданылады. Экспозициялық залдарда интерактивті сенсорлық панельдер, цифрлық инсталляциялар, аудиовизуалды кешендер, көптілді электрондық гидтер, толықтырылған шынайылық технологиялары және келушілермен интерактивті байланыс элементтері енгізілген. Көрме материалдарының басым бөлігі цифрлық сүйемелдеу жүйелерімен интеграцияланған, бұл музейге келушілер үшін ақпаратты қолжетімді әрі интерактивті түрде ұсынуға мүмкіндік береді.

Музей коллекцияларын цифрландыру жұмыстарына да ерекше назар аударылған. Музейде құжаттарды, фотосуреттерді, аудио және бейнематериалдарды, материалдық мәдениет жәдігерлерін және архивтік коллекцияларды цифрландыру тұрақты негізде жүргізіледі. Цифрлық көшірмелер электрондық дерекқорларға енгізіліп, ғылыми-зерттеу жұмыстары мен пайдаланушылардың қашықтан қолжетімділігі үшін пайдаланылады.

Сондай-ақ музейдің ақпараттық қауіпсіздік және цифрлық музей ресурстарын қорғау тәжірибесі зерделенді. Электрондық дерекқорлар, цифрлық коллекциялар және мультимедиялық материалдар резервтік сақтау жүйелерімен, қолжетімділік деңгейлерін шектеу құралдарымен, резервтік көшіру технологияларымен және заманауи киберқауіпсіздік шешімдерімен қорғалған. Бұл мәдени мұраны цифрлық ортада ұзақ мерзімді әрі сенімді сақтауды қамтамасыз етеді.

Іссапар барысында танысқан тәжірибе Эстониядағы музей ісінің жоғары технологиялық әрі заманауи сала ретінде қарқынды дамып отырғанын көрсетті. Елде мәдени мұраны сақтау ісінің дәстүрлі қағидаттары цифрлық технологиялармен, орталықтандырылған ақпараттық жүйелермен және музей қызметін ұйымдастырудың заманауи тәсілдерімен тиімді ұштастырылған. Бұл өз кезегінде музей қорларын сақтау, есепке алу, ғылыми айналымға енгізу және көпшілікке қолжетімді ету бағытындағы жұмыстардың сапасын арттыруға мүмкіндік беріп отыр.

Эстонияның кітапхана ісін ұйымдастыру және ұлттық міндетті даналар жүйесі тәжірибесі

Эстония ұлттық кітапханасы базасында кітапхана ісін ұйымдастыру тәжірибесі де зерделенді. Аталған кітапхана Таллин қаласында орналасқан және елдің мәдени, білім беру және ақпараттық жүйесіндегі маңызды ұлттық орталықтардың бірі болып табылады.

Іссапар барысында Эстониядағы кітапхана ісін дамытудың басты ерекшеліктерінің бірі ретінде міндетті дананы тапсыру жүйесі зерделенді. Эстония заңнамасына сәйкес ел аумағында жарық көретін барлық баспа басылымдары, сондай-ақ цифрлық жарияланымдардың елеулі бөлігі міндетті түрде Эстония ұлттық кітапханасына тапсырылуға тиіс. Бұл ретте баспалар тек қағаз нұсқасын ғана емес, сонымен қатар электрондық көшірмелерін де тапсыруға міндетті. Мұндай тәсіл мемлекетке ұлттық интеллектуалдық және мәдени мұраны орталықтандырылған түрде қалыптастыруға және оны ұзақ мерзімді сақтауға мүмкіндік береді.

Кітапхана қызметін зерттеу барысында Эстонияның цифрлық кітапхана моделіне жүйелі түрде көшіп отырғаны анықталды. Негізгі басымдық электрондық ресурстарды дамытуға, пайдаланушыларға қашықтан қолжетімділікті қамтамасыз етуге және кітапхана қызметтерін бірыңғай мемлекеттік цифрлық инфрақұрылымға интеграциялауға берілген.

Бұл тұрғыда ұлттық цифрлық платформа DIGAR ерекше маңызға ие. DIGAR жүйесі Эстонияның ең ірі цифрлық кітапханалық және мәдени мұра қоймасы болып табылады. Бұл платформада кітаптар, газеттер, журналдар, ғылыми басылымдар, карталар, фотосуреттер және өзге де цифрлық материалдар жинақталған. Пайдаланушылар бұл ресурстарға онлайн режимде қашықтан қол жеткізе алады.

Кітапхана қорларын цифрландыру жұмыстары тұрақты және жүйелі түрде жүргізіледі. Кітаптар, мерзімді басылымдар, қолжазбалар, фотоматериалдар, аудио және бейнемазмұн цифрлық форматқа көшіріліп, электрондық дерекқорларға енгізіледі. Бұл ғылыми зерттеулерді қолдауға және кең қоғам үшін ақпаратқа қолжетімділікті кеңейтуге мүмкіндік береді.

Эстония ұлттық кітапханасында заманауи ақпараттық технологиялар кеңінен қолданылады. Электрондық каталогтар, цифрлық іздеу жүйелері, пайдаланушыларға арналған өзіне-өзі қызмет көрсету технологиялары, автоматтандырылған кітап беру жүйелері және цифрлық оқу залдары енгізілген. Кітапхана процестерінің едәуір бөлігі автоматтандырылып, мемлекеттік ақпараттық жүйелермен интеграцияланған.

Эстония Ұлттық кітапханасында кітап қорларын каталогтау жұмыстары     100 пайыз толықтай цифрлық форматқа көшірілген. Қазіргі таңда барлық кітап каталогтары электрондық жүйе арқылы жүргізіледі. Сонымен қатар, кітап қорының шамамен 44 пайызы цифрлық форматқа ауыстырылған. Бұл пайдаланушыларға қажетті әдебиеттер мен тарихи материалдарға қашықтан және жедел қол жеткізуге мүмкіндік береді.

Сондай-ақ, цифрлық деректерді ұзақ мерзімді сақтау және ақпараттық қауіпсіздік мәселелеріне ерекше көңіл бөлінеді. Электрондық ресурстар резервтік көшіру жүйелерімен, үлестірілген сақтау технологияларымен және заманауи киберқауіпсіздік құралдарымен қорғалған. Бұл ұлттық цифрлық қордың сенімді сақталуын қамтамасыз етеді.

Зерделенген тәжірибе Эстониядағы кітапхана ісі заманауи цифрлық инфрақұрылым ретінде дамып келе жатқанын көрсетеді. Мұнда дәстүрлі кітапхана қызметтері цифрлық технологиялармен тиімді ұштасып, білім мен ақпаратқа қолжетімділікті қамтамасыз ететін ашық әрі инновациялық жүйе қалыптасқан.

Іссапар қорытындысы және негізгі тұжырымдар

Іссапар барысында Эстонияның мәдени және ақпараттық мұраны басқару тәжірибесі жан-жақты зерделеніп, архив, музей және кітапхана салаларында қалыптасқан бірыңғай цифрлық даму бағыты айқындалды. Қарастырылған барлық бағыттар мемлекеттік деңгейде қызметтерді цифрландыруға, ақпараттық ресурстарды біріктіруге және пайдаланушыларға қолжетімділікті кеңейтуге негізделген жүйелі тәсілді көрсетеді.

Талдау нәтижелері Эстонияда тиімділіктің басты негізі тек технологиялық шешімдерде емес, ақпаратпен жұмыс істеудің тұтас моделін қайта құруда жатқанын көрсетті. Құжаттың пайда болу кезеңінен бастап оны ұзақ мерзімді сақтауға дейінгі барлық процестер үздіксіз цифрлық ортада жүзеге асырылады және мемлекеттік органдар арасында жоғары деңгейде интеграцияланған.

Байқалған маңызды ерекшеліктердің бірі – архив, музей және кітапхана салаларының өзара тығыз байланыста жұмыс істеуі. Бұл құрылымдар жеке жүйелер ретінде емес, бірыңғай ақпараттық кеңістіктің өзара тәуелді элементтері ретінде қалыптасқан. Соның нәтижесінде деректерді сипаттау, сақтау және ұсыну бойынша ортақ стандарттар қамтамасыз етіліп, мәдени мұраға қолжетімділік айтарлықтай жеңілдетілген.

Эстониядағы архив, кітапхана және музей салаларындағы цифрландыру жұмыстары тек техникалық жаңғырту үдерісі емес, тарихи және мәдени мұраны сақтау мен оны келешек ұрпаққа жеткізуге бағытталған мемлекеттік деңгейдегі стратегиялық жоба екені байқалды. Мемлекет тарапынан көрсетілетін тұрақты қолдау мен заманауи технологияларды енгізу нәтижесінде мәдени мұра мекемелері бірыңғай цифрлық экожүйе ретінде дамып, ақпаратқа қолжетімділікті арттырумен қатар, тарихи құндылықтардың ұзақ мерзімді сақталуын қамтамасыз етуде.

Сонымен қатар, іссапар нәтижелері Қазақстан Республикасының архив қызметін одан әрі жетілдіруге және құжаттар мен мәдени мұраны басқару саласындағы цифрлық инфрақұрылымды дамыту жолында практикалық маңызға ие.

Еркін Жаңабеков,
Архивтік технологиялар мен
цифрландыру бөлімінің басшысы

Кілт сөздер: архив ісі, цифрландыру, халықаралық ынтымақтастық, Эстония Ұлттық архиві, ақпараттық жүйелер, электрондық құжат айналымы, электрондық цифрлық қолтаңба, архивтік ақпарат, цифрлық трансформация.