Оқу залында жұмыс істеу ережелері

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ ҰЛТТЫҚ АРХИВІНІҢ
ОҚУ ЗАЛЫН ПАЙДАЛАНУШЫЛАРЫНЫҢ
ЖҰМЫС РЕГЛАМЕНТІ

1. ЖАЛПЫ ЕРЕЖЕЛЕР

Құжаттармен және оларға арналған ғылыми-анықтамалық аппаратпен пайдаланушылардың жұмыс істеу тәртібі (бұдан әрі – Регламент) төмендегі нормативтік құқықтық актілерге сәйкес айқындалады:

– 1998 жылғы 22 желтоқсандағы «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Қазақстан Республикасының Заңына;

– 1999 жылғы 15 наурыздағы № 349-I «Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиялары туралы» Қазақстан Республикасының Заңына;

– Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2006 жылғы 27 қазандағы № 279 бұйрығымен бекітілген Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің тұжырымдамасына;

– Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2023 жылғы 25 тамыздағы № 235 қаулысымен бекітілген Ұлттық архив қоры құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдау, сақтау, есепке алу және пайдалану қағидаларына;

– Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2023 жылғы 25 тамыздағы № 236 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттаманы жүргізу, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына.

• ОҚУ ЗАЛЫНЫҢ ЖҰМЫС ТӘРТІБІ

Оқу залы жұмыс күндері сағат 9:00-ден 17:00-ге дейін жұмыс істейді, түскі үзіліс сағат 13:00-ден 14:00-ге дейін.

Оқу залына кіру белгіленген тәртіппен берілген рұқсатнаманы көрсету арқылы жүзеге асырылады.

• ПАЙДАЛАНУШЫЛАРДЫ РӘСІМДЕУ ҚАҒИДАЛАРЫ

Мекеменің ғылыми-зерттеу жұмыстары жоспарына сәйкес ғылыми жұмыс жүргізетін немесе қызметтік тапсырманы орындайтын пайдаланушылар Қазақстан Республикасының Ұлттық архивіне жіберген ұйымның ресми хатын ұсынады. Хатта пайдаланушының тегі, аты, әкесінің аты, лауазымы, ғылыми дәрежесі/атағы, зерттеу тақырыбы мен оның хронологиялық шеңбері, зерттеудің мақсаты көрсетіледі. Хатқа ұйым басшысы немесе ғылыми хатшы қол қояды.

Жоғары оқу орындарының студенттері архив құжаттарымен жұмыс істеу қажеттілігі негізделген, ректордың (проректордың) қолы қойылған жоғары оқу орнының хаты негізінде рәсімделеді.

Жеке бастамасы бойынша ғылыми жұмыс жүргізетін пайдаланушылар Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві директорының атына зерттеу тақырыбы көрсетілген өтініш ұсынуы тиіс.

Шетелдік пайдаланушылар оларды қабылдаушы ұйымның немесе шетелдік ғылыми мекеменің ресми хаты, сондай-ақ жеке өтініші негізінде Қазақстан Республикасы азаматтарымен тең құқықта рәсімделеді.

• Пайдаланушылар жеке басын куәландыратын құжат пен Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві директорының атына жазылған өтініш негізінде рәсімделеді. Өтініште пайдаланушының тегі, аты, әкесінің аты, лауазымы, ғылыми дәрежесі/атағы, жұмыс орны, зерттеу тақырыбы және оқу залында жұмыс істеу мерзімі көрсетіледі (1-қосымша).
• Өтініш негізінде пайдаланушыға Қазақстан Республикасының Ұлттық архивінің оқу залына кіруге рұқсатнама беріледі.
• Пайдаланушының оқу залында жұмыс істеу рұқсатын ұзарту ресми хаттың (өтініштің) негізінде жүзеге асырылады. Зерттеу тақырыбы өзгерген жағдайда да осыған ұқсас рәсім жүргізіледі.
• Рәсімдеу кезінде пайдаланушы сауалнама мен тақырыптық карточканы толтырады (2 және 3-қосымшалар).
• Зерттеу тақырыптарына талдау жүргізу, Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві қорлары мен құжаттарына сұраныс деңгейін есепке алу мақсатында пайдаланушының жеке ісі ашылады.

• ПАЙДАЛАНУШЫЛАРДЫҢ АРХИВ ҚОРЛАРЫ МЕН ҚҰЖАТТАРЫНА ҚОЛЖЕТКІЗУ ҚАҒИДАЛАРЫ

Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві пайдаланушыларға сұратылған тақырып бойынша архив қорлары мен құжаттарға, ғылыми-анықтамалық аппаратқа, анықтамалық-ақпараттық басылымдарға, сондай-ақ оларды қарау және оқу үшін қажетті техникалық құралдарға тегін қолжетімділікті қамтамасыз етеді.

Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасына және осы Регламентке сәйкес төмендегі мәліметтерді қамтитын архив қорлары мен құжаттарға қолжетімділікті шектейді:

1.  егер заңнамада өзгеше белгіленбесе, жасалған күнінен бастап 30 жыл бойы мемлекеттік құпияларды немесе заңмен қорғалатын өзге де құпияларды құрайтын мәліметтерді;
2. жеке тұлғалардың медициналық сипаттағы дербес мәліметтерін;
3. сот ісін жүргізу құжаттамасын, куәгерлік айғақтарды және заттай дәлелдемелерді;
4. азаматтардың жеке өміріне қатысты мәліметтерді (отбасылық және интимдік қатынастар, мүліктік және қаржылық жағдайы), сондай-ақ олардың өмірі мен тұрғын үй қауіпсіздігіне қатер төндіретін ақпараттарды.

Аталған шектеулер қызметтік міндеттерін орындап жүрген сот, құқық қорғау және бақылау-тексеру органдарының қызметкерлеріне қолданылмайды.

Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві нақты тұлғаның жеке өміріне қатысты фактілер, оқиғалар мен мән-жайлар туралы мәліметтерді қамтитын құжаттарға, егер мұндай құжаттар жасалған күннен бастап 75 жыл өтпесе, қолжетімділікті шектейді.

Жеке тектік архив құжаттарын пайдалану олардың меншік иелерінің немесе мұрагерлерінің келісімімен жүзеге асырылады («Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 16-бабы 3-тармағы, 1998 жылғы 22 желтоқсан).

Ведомстволық сақтау мерзімі (15 жыл) аяқталмай тұрып Қазақстан Республикасының Ұлттық архивіне тапсырылған және жедел маңызын жоғалтпаған құжаттарды пайдалану үшін қор құрушы ұйымның жазбаша рұқсаты қажет.

Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві құжаттарын пайдалануға рұқсатты архив директоры береді.

• Істер мен құжаттарды беруден бас тартуға немесе олардың берілуін кейінге қалдыруға мынадай жағдайларда жол беріледі:

– құжаттардың физикалық жай-күйі қанағаттанарлықсыз болғанда;

– Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасына сәйкес немесе құжаттарды тұрақты сақтауға тапсыру кезінде қор құрушы белгілеген пайдалану шектеулері болғанда (7-тармақты қараңыз);

– Қазақстан Республикасы Ұлттық архиві қызметкерлерінің қызметтік тапсырмаларды орындауы қажет болған жағдайда (анықтамалық жұмыстар жүргізу, қорларды тақырыптық әзірлеу, мемлекеттік органдардың сұраныстары бойынша ақпараттық материалдар, құжаттар жинақтарын дайындау, сақтандыру қорын немесе пайдалану қорын жасау, құжаттардың бар-жоғын тексеру, реставрациялау немесе көшірмелеу, құпиясыздандырылған істерді рәсімдеу және т.б.);

– істер мен құжаттардың басқа мекемелерге уақытша пайдалануға берілуі кезінде;

– сұратылған материалдардың көрмеге қойылуы кезінде;

– олардың басқа пайдаланушыға берілген жағдайда.

Ғылыми сипаттау мен техникалық ресімдеуден өтпеген істер (құжаттар) оқу залына берілмейді.

Архив құжатына қол жеткізуден бас тарту туралы азаматқа 3 күннен кешіктірмей, ал азаматтың немесе ұйымның жазбаша сұрауы бойынша 15 күн ішінде, ерекше күрделі жағдайларда сұрау келіп түскен күннен бастап бір ай ішінде хабарланады.

• Тапсырыс берілген материалдар белгіленген тәртіппен ресімделген тапсырыс негізінде өтінім берілген сәттен бастап бір тәулік ішінде беріледі (4-қосымша).

Тапсырыс берілген материалдарды алған кезде пайдаланушы тапсырыс бланкісіне қол қояды. Пайдаланушының қолы оның құжаттарды пайдалану кезеңінде олардың сақталуына жауапкершілік алатынын растайды.

1. Тапсырыста пайдаланушы өзінің тегін, атын, әкесінің атын, жұмысының тақырыбы мен мақсатын, қор нөмірін, тізімдеме нөмірін, іс нөмірін, істің тақырыбын және іс парақтарының санын көрсетеді.

Көрсетілген деректемелер тапсырыс бланкісіне мынадай тәртіппен енгізіледі:

– қор нөмірі (тізімдеменің мұқабасында көрсетіледі) – № 1 бағанға;

– тізімдеме нөмірі – № 2 бағанға; бір қор шегінде бірнеше тізімдеме болған жағдайда олардың нөмірлері өсу ретімен жазылады;

– іс нөмірі (тізімдемедегі реттік нөмірі) – № 3 бағанға өсу ретімен енгізіледі;

– істің тақырыбы;

– іс парақтарының саны.

1. Бір пайдаланушыға күніне 3 тізімдеме бойынша 7-ден 10 іске дейін беріледі, ал іссапарда жүрген басқа өңірден келген пайдаланушыларға (мерзімі 1 айға дейін) 5 тізімдеме бойынша 15-тен 20 іске дейін беріледі.

Пайдаланушының қолында бір мезгілде болатын істер саны 15 істен және 6 тізімдемеден аспауға тиіс, ал іссапарда жүрген басқа өңір пайдаланушылары үшін – 30 іс және 8 тізімдемеден аспауға тиіс.

1. Істер пайдаланушыларға бір айға дейінгі мерзімге беріледі. Ерекше құнды құжаттар Қазақстан Республикасы Ұлттық архиві басшылығының арнайы рұқсатымен 1 күннен 5 күнге дейінгі мерзімге беріледі.

Тізімдемелер мен басқа да архивтік анықтамалықтар пайдаланушыға 5 күнге дейінгі мерзімге беріледі.

Құжаттармен жұмыс істеу мерзімін ұзарту оқу залы қызметкерінің шешімімен жеке тәртіпте жүзеге асырылады, бірақ екі аптадан аспауға тиіс.

Пайдаланушы оқу залына бір апта бойы келмеген жағдайда, оған берілген материалдар сақтау қоймасына қайтарылады және қайтадан тапсырыс беруге жатады.

1. Оқу залының қызметкері пайдаланушыға берілген материалдардың қайтарылуын күн сайын бақылауға міндетті.
2. Пайдаланушы өзіне берілген материалдарды күн сайын оқу залы қызметкеріне қайтаруға және істердегі құжаттарды пайдалану парақтарын толтыруға міндетті (5-қосымша).
3. Пайдаланушы істерді толық тапсырған кезде оқу залының қызметкері парақтардың нөмірленуін және іс құрамындағы құжаттардың жай-күйін тексереді.

Егер тапсырылатын істер бойынша нақты жай-күйі куәландыру жазбасындағы мәліметтерге сәйкес келмесе, құжаттардың жетіспеушілігі немесе бүлінуі анықталса, белгіленген нысанда акт жасалады (6-қосымша).

• АРХИВ ҚҰЖАТТАРЫНЫҢ КӨШІРМЕЛЕРІН ДАЙЫНДАУ

16. Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві мүмкіндігіне қарай оқу залында тақырып бойынша жұмыс істеу барысында пайдаланушы анықтаған құжаттардың көшірмелерін дайындау жөнінде қызмет көрсетеді.

17.Архив құжаттарының көшірмелерін дайындау пайдаланушының жазбаша тапсырысы негізінде жүзеге асырылады (7-қосымша).

18.Бір тапсырыстың ең жоғары көлемі көшіру техникасының техникалық мүмкіндіктеріне қарай Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің басшылығымен айқындалады, алайда бір жыл ішінде архив құжаттарының 500 парағынан аспауға тиіс.

19. Сондай-ақ істі толық көлемде көшіруге жол берілмейді. Архив құжаттарының көшірмелері, әдетте, қолда бар сақтандыру көшірмелерінен дайындалады. Бірегей, ерекше құнды құжаттардың түпнұсқалары, сондай-ақ мәтіні көмескіленген немесе физикалық зақымданған құжаттар сақтандыру көшірмелері болмаған жағдайда тек микрофотокөшірмелеу әдісі арқылы көшіріледі.

ПАЙДАЛАНУШЫЛАРДЫҢ ҚҰҚЫҚТАРЫ МЕН МІНДЕТТЕРІ

20. Қазақстан Республикасының Ұлттық архивінің оқу залында жұмыс істеу кезінде пайдаланушының:

1. құжаттардың қысқаша мазмұнын жазып алуға және үзінділер жасауға, бұл ретте құжаттың түрін, оның авторын көрсетуге құқығы бар. Құжаттардан алынған жазбалар мен үзінділерде Архивтің іздестіру деректері, қордың, тізімдеменің, істің және парақтың нөмірлері көрсетілуге тиіс (мысалы: ҚРҰА. Қ.. Тіз.. Іс_. П._.);
2. өзін қызықтыратын тақырып бойынша архив қорларының құрамы мен мазмұнына қатысты тегін консультациялар алуға;
3. ғылыми-анықтамалық аппаратты, архивтік ақпаратты автоматтандырылған іздеу жүйелерін пайдалануға;
4. аудармашының қызметін пайдалануға құқығы бар.

21. Пайдаланушы:

1. оқу залына келген кезде келушілерді тіркеу журналында қол қоюға міндетті (9-қосымша);
2. істер мен құжаттарды алған кезде олардың жай-күйін тексеруге және істерді беру кітабына қол қоюға міндетті (8-қосымша). Парақтардың жетіспеушілігі немесе парақтар мен құжаттардың ақаулары анықталған жағдайда бұл туралы оқу залының қызметкеріне хабарлауы тиіс;
3. архив басшылығымен келісілген жағдайларды қоспағанда, оқу залына портфельдерді, сөмкелерді, түйіншектерді, сондай-ақ баспа материалдарын, техникалық құралдарды (ұялы телефондар, фотоаппараттар, кинокамералар, сканерлер, көшіру аппараттары, диктофондар және т.б.) алып кірмеуге;
4. жұмыс барысында құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге;
5. істерді оқу залынан тыс жерге шығармауға, оларды басқа адамдарға бермеуге, құжаттарға белгі қоймауға, астын сызбауға, парақ бұрыштарын бүктемеуге, істерді үстелде ашық күйінде қалдырмауға, оларды тікелей күн сәулесінің әсеріне ұшыратпауға, бір істің парақтарын екінші іске ауыстырмауға, жекелеген құжаттарды немесе құжаттардың құрамдас бөліктерін (сызбалар, фотосуреттер және т.б.) алып қоймауға, техникамен жұмыс істеудің талаптарын сақтауға, архив құжаттарының үстіне қойылған қағаздарға жазбауға және басқа да осындай әрекеттерді жасамауға;
6. істердегі құжаттарды пайдалану парақтарын толтыруға, ал қалауы бойынша сауалнама парағын толтыруға;
7. алынған архивтік істерді күн сайын жұмыс аяқталғаннан кейін сақтау үшін оқу залы қызметкеріне тапсыруға;
8. архив құжаттарын ғылыми еңбектерде және жарияланымдарда пайдаланған кезде олардың сақталу орнын қордың, тізімдеменің, істің және парақтардың нөмірлерін көрсете отырып көрсетуге;
9. архив құжаттарының мазмұнын бұқаралық ақпарат құралдарында және ғылыми жарияланымдарда объективті түрде жариялауға міндетті.

• ЖҰМЫС «РЕГЛАМЕНТІН БҰЗҒАНЫ» ҮШІН ЖАУАПКЕРШІЛІК

22. Осы Регламенттің талаптарын бұзған тұлғалар оқу залында жұмыс істеу және архив құжаттарының көшірмелерін алу құқығынан уақытша (3 айға дейін) немесе тұрақты түрде айырылуы мүмкін.

Бұл туралы шешімді Қазақстан Республикасының Ұлттық архивінің басшылығы қабылдайды және ол пайдаланушыны Қазақстан Республикасының Ұлттық архивіне жіберу туралы өтініш білдірген ұйымға немесе оның жұмыс (оқу) орны бойынша міндетті түрде хабарланады.

• Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры құжаттарына залал келтірген азаматтар Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасына сәйкес жауаптылыққа тартылады.