РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА
НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Регламент работы пользователей с документами и научно-справочным аппаратом к ним (далее – Регламент) определяется:
- Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года;
- Законом Республики Казахстан «О государственных секретах Республики Казахстан» от 15 марта 1999 года № 349-1;
- Концепцией Национального архива Республики Казахстан, утвержденной приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан 27 октября 2006 г. № 279.
- Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденнымиПостановлением Правительства Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 235
- Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях от 25 августа 2023 года № 236
2. РАСПОРЯДОК РАБОТЫ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА
Читальный зал работает с 9.00 до 17.00 часов, с перерывом на обед с 13.00 до 14.00 часов, будние дни.
Вход в читальный зал осуществляется по предъявлению пропуска, выданного в установленном порядке.
3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
1. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научно-исследовательских работ учреждения или выполняющие служебное задание, представляют официальное письмо от организации, направляющей их в Национальный архив Республики Казахстан. В письме указывается: фамилия, имя, отчество ппользователя, должность, ученая степень/звание, тема и ее хронологические рамки, цель исследования. Письмо подписывается руководителем организации или ученым секретарем.
Студенты высших учебных заведений оформляются по письму вуза за подписью ректора (проректора) с обоснованием необходимости работы с архивными документами.
Пользователи, ведущие научную работу по личной инициативе, должны представить заявление на имя директора Национального архива Республики Казахстан с указанием темы исследования.
Зарубежные пользователи оформляются на равных правах с гражданами Казахстана на основании официального письма принимающей их организации или зарубежного научного учреждения, а также по личному заявлению.
2. Пользователи оформляются на основании удостоверения личности и заявления на имя директора Национального архива Республики Казахстан. В заявлении указывается фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученая степень/звание, место работы, тема исследования и период работы в читальном зале (приложение 1).
3. На основании заявления пользователю предоставляется пропуск на допуск в читальный зал Национального архива Республики Казахстан.
4. Пролонгация разрешения пользователю на работу в читальном зале производится на основании официального письма (заявления). Аналогичная процедура производится при изменении темы исследования.
5. Пользователь при оформлении заполняет анкету и тематическую карточку (приложения 2 и 3).
6. Для проведения анализа тематики исследований, обращаемости к фондам и документам Национального архива Республики Казахстан заводится личное дело пользователя.
4. ПРАВИЛА ДОСТУПА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ К АРХИВНЫМ ФОНДАМ И ДОКУМЕНТАМ
7. Национальный архив Республики Казахстан на бесплатной основе предоставляет пользователю доступ к архивным фондам и документам по запрашиваемой теме, научно-справочному аппарату и справочно-информационным изданиям, а также к соответствующим техническим средствам для их просмотра и прочтения.
Национальный архив Республики Казахстан в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан и настоящими Правилами ограничивает доступ пользователей к архивным фондам и документам, в том числе содержащим:
- сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну в течение 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством;
- подобную информацию медицинского характера о физических лицах;
- документацию судопроизводства, свидетельские показания и улики;
- сведения о личной жизни граждан (семейных и интимных отношениях, имущественном и финансовом положении), а также создающие угрозу для его жизни и безопасности жилища.
Указанные ограничения не распространяются на работников судебных, правоохранительных и контрольно-ревизионных органов, выполняющих служебные задания.
Национальный архив Республики Казахстан ограничивает доступ пользователей к документам, содержащим информацию о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни конкретного лица, если не истек срок в 75 лет с момента создания таких документов.
Использование архивных документов личного происхождения возможно с согласия владельцев или их наследников (ст.16. п.3 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года).
На документы, которые не утратили оперативную значимость, поступившие в Национальный архив Республики Казахстан до истечения срока ведомственного хранения (15 лет) необходимо письменное разрешение организации-фондообразователя.
Разрешение на пользование документами Национального архива Республики Казахстан пользователям дает директор.
8. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:
- плохого физического состояния;
- ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение (см. п.7);
- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками Национального архива Республики Казахстан (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);
- выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;
- экспонирования заказанных материалов на выставке;
- выдачи их другому пользователю.
В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.
Об отказе в доступе к архивному документу гражданину сообщается не позднее 3-дневного срока, а по поступившим письменным запросам гражданина либо организации – в 15-дневный срок, в особо сложных случаях – в течение одного месяца со дня получения запроса.
9. Выдача заказанных материалов проводится, в соответствии с оформленным в установленном порядке заказом, в течение суток с момента его подачи (приложение 4). При получении заказанных материалов пользователь обязан расписаться в бланке заказа. Подпись пользователя удостоверяет, что он принимает на себя ответственность за сохранность документов во время пользования ими.
10. В заказе пользователь указывает фамилию, имя, отчество, тему и цель его работы, номер фонда, номер описи, номер дела, заголовок дела, количество листов в деле.
Данные вышеназванных реквизитов заносятся в бланк заказа следующим образом:
- номер фонда (на обложке описи) в графу № 1;
- номер описи в графу № 2, при наличии нескольких описей в пределах одного фонда номера описей в требование переносятся по порядку возрастания их номеров;
- номер дела (порядковый номер в описи) в графу № 3 по порядку их возрастания;
- заголовок дела;
- количество листов в деле.
11. Количество выдаваемых пользователю материалов в день составляет 3 описи – от 7 до 10 дел, а иногородним пользователям, находящимся в командировке сроком до 1 месяца 5 описей – от 15 до 20 дел.
Максимальное количество дел, находящихся у пользователя, не должно превышать 15 дел и 6 описей, а у иногородних пользователей, находящихся в командировке сроком до 1 месяца – 30 дел и 8 описей.
12. Дела пользователям выдаются на срок до одного месяца, особо ценные документы, по специальному разрешению руководства Национального архива Республики Казахстан, на срок от 1 до 5 дней. Описи и другие архивные справочники выдаются пользователю на срок до 5 дней.
Продление сроков работы с документами осуществляется сотрудником читального зала в индивидуальном порядке, но не должно превышать 2 недель.
В случае непосещения читального зала пользователем в течение одной недели, выданные материалы возвращаются в хранилище и подлежат повторному заказу.
13. Работник читального зала обязан ежедневно контролировать возврат выданных пользователю материалов.
14. Пользователь обязан ежедневно возвращать работнику читального зала, выданные ему материалы и заполнять листы использования документов в делах (приложение 5).
15. При окончательной сдаче дел пользователем, сотрудник читального зала проверяет нумерацию листов, состояние документов в деле. При обнаружении в сдаваемых делах расхождений фактического состояния с записями в заверительной надписи, недостачи или повреждения документов составляется акт установленной формы. (Приложение 6).
5. КОПИРОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
16. Национальный архив Республики Казахстан, по возможности, оказывает услуги по копированию документов, выявленных пользователем в процессе работы над темой в читальном зале.
17. Копирование архивных документов осуществляется на основании письменного заказа пользователя (приложение 7).
18. Максимальный объем одного заказа определяется руководством Национального архива Республики Казахстан, исходя из технических возможностей копировальной техники, но не должен превышать 500 листов архивных документов в течение одного года. Также запрещается копировать дело полностью.
19. Копирование архивных документов производится, как правило, с имеющихся страховых копий. Подлинники уникальных, особо ценных документов и документов с затухающими текстами и физическими повреждениями, при отсутствии страховых копий, подлежат копированию только методами микрофотокопирования.
6. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
20. Пользователь при работе в читальном зале Национального архива Республики Казахстан имеет право:
1) делать краткие выписки и записывать содержание документов, указывая при этом вид документа, его автора. Записи, выписки из документов должны иметь поисковые данные Архива, номер фонда, описи, дела, листа (например: НАРК. Ф._. Оп._. Д._. Л._.);
2) получать бесплатные консультации о составе и содержании архивных фондов по интересующей его тематике;
3) обращаться к научно-справочному аппарату, автоматизированным архивным системам поиска;
4) на привлечение переводчика.
21.Пользователь обязан:
1) при посещении читального зала пользователь обязан расписаться в Журнале регистрации посещений (приложение 9);
2) при получении дел и документов проверить их состояние, расписаться в Книге выдачи дел (приложение 8). В случае обнаружения недостачи листов, дефектов листов и документов сообщить об этом сотруднику читального зала;
3) не вносить в читальный зал портфели сумки, свертки, а также печатные материалы, технические средства (мобильные телефоны, фотоаппараты, кинокамеры, сканеры, копировальные аппараты, диктофоны и т.п.), кроме случаев согласованных с руководством архива;
4) обеспечивать в процессе работы сохранность документов;
5) не выносить дела из читального зала, не передавать другим лицам, не делать в документах пометки, подчеркивания, не загибать углы, не оставлять дела на столах в раскрытом виде, не подвергать их действию прямого солнечного луча, не перекладывать листы одного дела в другое, изымать отдельные документы и составные части документа (чертежи, фотографии и т.п.), соблюдать технические правила работы с аппаратурой, не писать на листах бумаги, положенных поверх архивных документов и т.д.;
6) заполнять листы использования документов в делах, по желанию – опросной лист;
7) полученные архивные дела ежедневно, по окончании работы, сдавать сотруднику читального зала на хранение;
8) при использовании архивных документов в научных трудах и публикациях пользователь обязан ссылаться на место их хранения с указанием номеров фонда, описи, дела, листов;
9) объективно освещать содержание архивных документов в средствах массовой информации и научных публикациях.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ «РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ»
22. Лица, нарушившие Регламент, могут быть на временный (до 3-х месяцев) или на постоянный срок лишены права работать в читальном зале и получать копии архивных документов.
Решение об этом принимается руководством Национального архива Республики Казахстан и сообщается в обязательном порядке организации, ходатайствовавшей о допуске пользователя в Национальный архив Республики Казахстан, или по месту его работы (учебы).
23. Граждане, причинившие ущерб документам Национального архивного фонда Республики Казахстан, привлекаются к ответственности в соответствии с действующим в республике законодательством.
